Komuniciranje preko elektronskih pisem je stara tema, katero skušam prilagoditi na razmišljanje dva nula, prenesti v današnji čas. Komunikacijski principi se spreminjajo hitro, potrebno je stalno prilagajanje.

Napišite bistvo v naslov, uporabljajte tage

Prejemnik mora v naslovu dobiti potrebne informacije, da se lahko takoj odloči, če bo pošto odprl, poslal dalje ali zbrisal. Vaš mail ni edini!

• “Pomembno, preberi takoj!” (Nikakor). Kaj je pomembno in kaj ni, ne odločate vi. Če je vsebina pomembna, jo enostavno dajte v naslov.
• “Sestanek” (Nikakor). Premalo informacij – brez odpiranja pošte ni mogoče izvedeti za podrobnosti, zato je naslov precej neuporaben.
• “Follow-up glede sestanka” (Pogojno). Prejemnik najde povezavo med vašim imenom in potrebo po sestanku.
• “Ali potrebujemo večji prostor za sestanek prihodnji petek?” (Odlično) Informacija odpira takojšno razmišljanje o velikosti sobe, možni relokaciji in pošte ni potrebno odpreti.
• “Hotel Slon, Petek 10.3., oglaševanje, web dizajn, wordpress” (Super) Podajanje ključnih informacij v naslovu samem bo pospešilo odgovor. Z uporabo tagov strnete v naslov še več ali celo vse informacije in tako še bolje opišete, za kaj gre.

V takšnem primeru je lahko telo maila pravzaprav prazno, podali smo vse ključne informacije, prejemnik ve kaj bo, ve tudi, katere teme bodo in pošte ravnotako ni potrebno odpreti.

Ohranjajte fokus in branost.

Prejemnik sporočila besedilo pogosto le preleti in pritisne “odgovori”, če ima kaj za odpisati ter pozabi prebrati vse. Če vaše sporočilo vsebuje več tem, ki niso povsem povezane, bo prejemnik odgovoril zgolj na priljubljene teme, ostalo bo pozabil, izpustil. V izogib izgubi informacij že v začetku napišite, koliko različnih vprašanj je v mailu in jih oštevilčite ali pa vsebino razdelite na več sporočil, zato da prisilite prejemnika, da se jim posveti individualno.

• uporabite standardno pisanje in črkovanje, še posebej če želite od prejemnika, da nekaj stori za vas
• delajte presledke med odstavki
• uporabite standardno pisavo
• nikakor ne pišite Z VELIKIMI TISKANIMI ČRKAMI.

Izogibajte se priponkam.

Čimveč informacij podajte že v vaše sporočilo. Priponke zavzemajo prostor, obremenjujejo vaš računalnik, strežnik, potrebno je čakanje in nalaganje, pojavljajo se težave z združljivostjo. Če že morate pošiljati priponke, uporabite PDF oz. ZIP. Najboljša rešitev je, da pošljete povezavo do datoteke. Na voljo imate kopico spletnih servisov, ki omogočajo brezplačno gostovanje datotek. Ta rešitev je še posebej zaželena, če pošiljate pošto na več naslovov.

Uporabite svojo jasno identifikacijo.

Pri uradni komunikaciji vedno uporabite svojo polno identiteto, najbolje v podpisu v standardni CRM obliki, preprosto in jasno, ostalo, če je potrebno, navedite v prvih nekaj stavkih.

Če se navezujete na dogodek, kjer ste osebo spoznali, začnite s “Pogovor na kosilu glede vaših izkušenj s programsko opremo me je razveselil.”

Bodite prijazni, pazite na čustva.

Če ugotivite, da ste med pisanjem jezni, naredite pavzo in se skušajte ohladiti preden nadaljujete in pritisnete “Pošlji”. Ne napadajte, če se ne zavedate posledic. V primeru online komuniciranja ima beseda še večjo težo, kakor v običajnem komuniciranju, kjer imamo na voljo celo vrsto otipljivih komunikacijskih dodatkov – obrazna mimika, drža telesa, ton glasu. Beseda zapisana v elektronskem sporočilu ima zato večjo težo. Pazite kaj pišete, saj lahko nehote povročite napačno reakcijo in nepredvidljive posledice.

Zaradi razlik v moči hirearhične relacije primarno niso socialne in ta razlika komuniciranje še dodatno otežuje, pravila so ostrejša, bolj določena. Nepravilno izraženi stavki pridejo na površje, ko je v igri npr. vaše napredovanje, ali ko želite dobiti dobro priporočilo, če napadete osebo javno, pa v njenih očeh izgubite zaupanje in vdanost. Javno zgolj pohvalite, kritizirajte pa v zasebnem okolju. Če se želite pritožiti, naredite to osebno.

Preberite napisano.

Če želite nekoga prepričati v sodelovanje, potem mora vaše sporočilo delovati profesionalno. Uporabite pregledovalnik besedil, preberite večkrat še posebej, če pošiljate pomembnejšim ljudem od sebe in če pošiljate na več naslovov. Če imate možnost, naj vam besedilo pregleda še sodelavec, da preverite, če je besedilo sestavljeno smiselno.

Upoštevajte, da sporočila niso zasebna.

Preko elektronskih sporočil ne pošiljajte nobenih zaupnih informacij, absolutno ničesar. Elektronska pošta ni varen komunikacijski kanal in do njega ima dostop precejšnje število ljudi, med njimi zagotovo tudi tehnično osebje, konkurenca, kriminalci in tajne službe.

Ločite med formalnim in neformalnim sporočanjem.

Ko pišete prijateljem, uporabljate smeškote, okrajšave (l8r, gr8,…), sleng. Ta način komunikacije dodatno prispeva k boljšemu odnosu oz. za prijatelje ne smete izbirati formalne oblike. Vedno izberite prav slog komuniciranja – če vaš sogovornik pričakuje formalno obliko, jo uporabite.

Odgovarjajte hitro, bodite odzivni.

Če želite izpasti profesionalno, bodite dosegljivi. Odgovor: “Žal sem preveč zaseden, da bi se posvetil problemu” je boljši, kot če sploh ne odgovorite.

Pokažite spoštovanje in distanco, ko je potrebna.

Mnogo hude krvi lahko nastane, če nekdo uporabi “Odgovori vsem” namesto “Odgovori”.

Večina ljudi se zaveda, da elektronsko sporočanje ni zasebno, vendar je vseeno vljudno, da se vpraša, če se lahko sporočilo prenese naprej. Če vas nekdo nekaj prosi in vi to posredujete osebi, ki lahko pomaga, je to zaželeno, vendar ne vedno. Če pošiljate sporočila več ljudem na enkrat, uporabite BCC namesto CC, da skrijete naslove ljudi, katerim pošiljate, za polje To: pa vpišite svoje ime.

Bodite tolerantni. Če se vam zdi, da ste bili užaljeni, odgovorite s kratkim in neutralnim sporočilom. “Zdi se mi, da tega ne razumem najbolje. Mi lahko razložite”.